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James KahloMiembro desde: 14/04/16

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21/11/2017

Cuando planificamos un evento corporativo debemos saber que si bien el presupuesto es importante para poder ostentar de una excelente locación, un delicioso catering y el mejor ambiente, este no determina el éxito del mismo

Tenemos que enfocarnos en la calidad de contenido que transmitiremos y garantizar que el mensaje llegue a los asistentes.

Igualmente, si vamos a realizar bien sea un congreso, taller, foro, reunión o cualquier actividad que incluya clientes, socios o personal de la empresa, debemos dividirnos por equipos que básicamente atenderán los asuntos de dos ejes fundamentales: logístico y comunicacional. El primero se encargará de cubrir todas las necesidades de ubicación, seguridad, duración, requerimientos, higiene, alimentación e hidratación. El segundo de emitir y sistematizar toda la información interna y externa, analizar los datos y definir los objetivos, tal y como si realizáramos una consultoria de recursos humanos.

Cuál es el objetivo

Este es el primer punto en la organización del evento, saber qué se quiere lograr realizándolo y en base a esto, saber qué tipo se adecua más al objetivo, es decir, si la meta es motivacional, las actividades en locaciones al aire libre le van mejor, entonces el equipo de producción y logística se basa en ello para planificar sitio, comidas y sonidos entre otros. Igualmente el departamento de marketing diseña la campaña ideal.

Conocer el público

Es necesario que el equipo que organizará el evento corporativo tenga muy claro quiénes serán los asistentes, en este punto los departamentos de Relaciones Públicas y Recursos Humanos pueden ayudar. La idea es generar un ambiente atractivo visual y de contenido adaptándose a las características del público. No es lo mismo una conferencia para médicos experimentados que para un grupo de Millenials. Se busca mantener interesado, entretenido y atento a los agasajados.

Comunicación entre las áreas de trabajo

Todas las áreas que forman parte de la organización del evento necesariamente deben estar comunicadas entre si. Logística, contenido, publicidad, producción etc. Pueden conformar una especie de consejo de planificación en el que estén al tanto del avance de la jornada y además aporten nuevas ideas. De esta manera se evitan los imprevistos e improvisación ya que cada pieza tiene que ver y afecta con las otras.

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