5 Razones para hacer mantenimiento preventivo

El Mantenimiento preventivo de un ERP es un requisito esencial para garantizar la optimización del sistema y alargar su vida útil tanto como sea posible. Si las empresas son conscientes de la importancia de establecer un plan de revisiones sobre el funcionamiento del sistema, reducirán de manera drástica sus fallos y evitarán que la gestión general de la empresa se vea afectada.

¿Mantenimiento correctivo o preventivo?

Distinguir entre los conceptos de mantenimiento correctivo y preventivo de un software ERP nos permite conocer las diferentes acciones que podemos emprender para asegurar su eficiencia.

Entendemos por mantenimiento correctivo todos los procesos destinados a reparar los posibles fallos del software y sus efectos negativos. Es decir, se trata de todas aquellas tareas que debemos aplicar cuando ya ha aparecido un problema, y no podemos usar el ERP para la gestión habitual de la empresa.

En cambio, el Mantenimiento preventivo es el que debemos aplicar para evitar en todo lo posible la aparición de los errores antes mencionados. Estableciendo revisiones de todo el sistema, podremos identificar los indicios de problemas que pueden llegar, incluso, a afectar el desarrollo de tareas habituales de gestión de la empresa.

En realidad, ambos tipos de mantenimiento deben convivir durante toda la vida útil del software, combinando un plan de control periódico con la solución de aquellos errores imprevistos que deben abordarse de inmediato para conservar la funcionalidad del sistema.

5 ventajas del mantenimiento preventivo

1. Ahorro económico

Subsanar las pequeñas incidencias que pueda tener el sistema de gestión de la empresa implica acciones rápidas y sencillas. Si se espera a que el problema se desarrolle y se haga más importante, será necesaria una intervención más exhaustiva de profesionales especializados. Por lo tanto,  el coste de llevar a cabo el mantenimiento correctivo de un ERP siempre acabará resultando más elevado que contar con un plan automatizado de mantenimiento preventivo, capaz de detectar pequeños errores del software o, incluso, malos usos que puedan acabar dañándolo de manera importante.

2. Evitar parones en las tareas diarias de la empresa

El coste económico de un error de este software no solamente se ciñe al importe de la reparación. También se debe tener en cuenta que un ERP dañado puede provocar un parón en la gestión diaria de la empresa, y esto sí que representa consecuencias económicas muy negativas.

3. Cuidado de la base de datos

Uno de los ejes sobre los que se construye un buen sistema de gestión empresarial es contar con una base de datos funcional y a pleno rendimiento. Esto no es fácil, si no recibe un mantenimiento periódico que impida su colapso. Un mantenimiento periódico y automatizado del ERP incluye tareas como la desfragmentación, reindexación y administración de los datos, garantizando siempre su seguridad.

Como normal general ambos tipos de mantenimiento (preventvo y correctivo) deben convivir durante toda la vida útil del software

4. Adaptación a las necesidades del mercado

Una empresa que no es capaz de adaptarse a la evolución del mercado, no podrá desarrollarse de manera positiva. No podemos olvidar que el mercado cambia constantemente y que la gestión del negocio debe seguir su ritmo. En consecuencia, es necesario contar con un mantenimiento automatizado que sea capaz de hacer evolucionar el software de gestión empresarial en función de las necesidades de cada momento. Esto garantizará la competitividad empresarial frente a cualquier cambio de la competencia y del mercado en general.

5. Optimización de la inversión

La quinta razón para optar por un mantenimiento preventivo automatizado del sistema de gestión de una empresa es, en buena parte, el compendio de todas las citadas hasta ahora. En definitiva, podemos decir que mejorar la funcionalidad básica de la gestión de una empresa es la base para que esta ofrezca buenos resultados finales. Por lo tanto, permite sacar el máximo partido de la inversión realizada previamente, que debemos recordar en un caso como un software de estas características es realmente elevada.

Otras razones para un mantenimiento preventivo

Después de la primera implementación de un ERP en la empresa, es habitual entrar en un proceso de recogida de opiniones de todo tipo sobre la funcionalidad y las características del programa. Tanto los miembros de la plantilla como los clientes pueden detectar desde su punto de vista carencias o errores que deben solventarse o mejorarse. Su aportación resulta muy importante para sacar el mayor partido posible al sistema, por lo que la incorporación de estas ideas es una buena razón para establecer revisiones de mantenimiento preventivo.

Por supuesto, la actualización del software para conseguir su funcionalidad completa es otra de las razones que hacen indispensable este mantenimiento. De todos modos, este proceso puede ir más allá, ya que se pueden aprovechar estas revisiones para añadir módulos concretos o características específicas cuya necesidad se puede haber percibido con desarrollo progresivo del negocio a lo largo del tiempo.

Igualmente, la adaptación a los cambios legales que se vayan produciendo es otro de los requisitos indispensables para el funcionamiento de la empresa. Por ello, el ERP instalado debe actualizarse automáticamente, de manera que se lleve a cabo una gestión legalmente correcta en todo momento.

Todas estas situaciones hacen adecuado contar con un sistema automatizado de mantenimiento preventivo del ERP instalado en una empresa. Asimismo, hay que tener en cuenta que este tipo de revisiones puede evitar que se produzcan errores con consecuencias graves, para cuya solución será indispensable recurrir a un mantenimiento correctivo. Así por ejemplo, un fallo en el sistema que impida la correcta gestión de stocks puede provocar que una empresa no sea capaz de cubrir los pedidos realizados. Esto tendría consecuencias económicas realmente nefastas, ya que implicaría pérdidas muy elevadas. Disponer de un sistema de mantenimiento preventivo actualizado es la mejor garantía de prevenir este tipo de problemas.

En definitiva, podemos decir que la mejor manera de disfrutar de las ventajas del mantenimiento y asegurar que la gestión de un negocio no se resentirá por fallos inesperados del software implementado es contar con un servicio de mantenimiento preventivo automático,  que establezca un calendario de revisiones esenciales a la hora de detectar cualquier indicio de fallo, provocado por el mismo sistema o por una mala formación y uso del software instalado.

Equipo DATADEC