Todo plan empresarial ha de tener una lista de sus tipos de KPIs más importantes. ¿Qué quiere decir? Un KPI es un indicador que te ayudará a definir lo que quieres y a controlar si lo alcanzas. Como su propio nombre indica: Key Performance Indicators, o también traducido como Indicadores Clave del Desempeño o del rendimiento.

No sólo se trata de objetivos específicos, sino de objetivos medibles, alcanzables, importantes para cumplir con tu objetivo general en un tiempo determinado.

La mejor forma de controlar estos KPIs es a través de un cuadro de mando diseñado para las necesidades específicas de la propia empresa, departamento o proyecto. Y es la herramienta más potente para un directivo o gestor de proyectos.

"Lo que no se puede medir no se puede controlar; lo que no se puede controlar no se puede gestionar; lo que no se puede gestionar no se puede mejorar."

A continuación vamos a ver qué es y para qué sirve un KPI, cuáles son sus partes, cómo crearlo y qué ejemplos existen dependiendo de tu sector. Y es que, de lo más destacable de un cuadro de mando de KPIs es que se pueden definir según las necesidades específicas y reales de cualquier tipo de empresa, organización, departamento, negocio o proyecto.

Un KPI es un indicador sobre el funcionamiento de nuestra empresa, departamento o proyecto. Gracias a este indicador podemos saber el estado de nuestras actividades en relación a los objetivos específicos marcados. Y sabiendo el estado de nuestros objetivos, podremos tomar decisiones más precisas y efectivas a los resultados que queremos conseguir.

Estos KPIs se diferencian de cualquier otro objetivo porque son:

S = Específicos

M = Medibles

A = Alcanzables

R = Relevantes

T = con Tiempo determinado

Este tipo de objetivos no son resultados. Y esto es algo que tenemos que diferenciar. Un KPI es indica por qué y para qué nos va a ser un determinado resultado. Podríamos decir que un KPI mide el 'éxito' de nuestro proyecto, siendo el causante de que obtengamos ciertos resultados. Por eso, estos objetivos específicos se establecen desde un inicio en el plan estratégico de una empresa.

Los KPIs más importantes se miden en un cuadro de mando, en el que recoge por ejemplo: vamos a aumentar nuestras ventas un 20 por cierto para el próximo semestre, o conseguiremos 10.000 leads en tres meses. Todo esto tiene que estar recogido en nuestro cuadro de mando integral.

Antes de identificar o definir cuáles son nuestros KPIs más importantes, para poder monitorizarlos y tomar así las decisiones más acertadas, debemos ver las partes en las que se compone un Key Performance Indicator.

• Definición. Debemos dar una descripción de nuestro objetivo específico, de manera que todo el equipo sepa bien a qué se refiere. Lenguaje claro, corto, sencillo y al grano.
• Fórmula de medición. ¿Cómo lo vamos a medir? ¿Cuál será la lógica matemática que utilizaremos para conseguir el dato? Por ejemplo, si estamos hablando de reducir la tasa de conversión de un ecommerce: Ventas/Visitas a la página x 100 = %
• Unidades de medida. Como hemos puesto en el ejemplo anterior, debemos indicar la unidad de medida de ese KPI. En este caso, porcentaje.
• Periodicidad. ¿Cada cuánto vamos a medirlo? Se trata de la referencia temporal de ese objetivo específico. Como todo proyecto, el resultado está sujeto a una periodo de tiempo. Puede ser mensual, trimestral, ... para así preparar una estrategia en función a ese periodo de tiempo y poder medir los resultados en una fecha que fijemos. Esto lo podemos llamar hitos o fechas concretas en nuestra planificación. Además, es interesante poder comparar estos resultados con el mismo periodo de años anteriores.
• Responsable del proyecto o departamento.
• Actividad o proyecto al que va vinculado ese KPI. En Sinnaps, aplicación de gestión de proyectos, puedes añadir KPIs en las actividades y hacer un seguimiento de todos ellos.

Estas partes han de estar registradas en nuestro cuadro de mando, como en este ejemplo.

Si nos enfrentamos por primera vez a un cuadro de mando o si definimos unos KPIs para un proyecto nuevo, es importante tener en consideración estas preguntas antes de ponernos a hacer un cuadro de mando integral. De esta manera, realizaremos actividades con sentido y utilidad para nuestro objetivo final.

• ¿Qué medimos?
• ¿Por qué medimos este dato?
• ¿Realiza el seguimiento de los resultados de uno de nuestros objetivos?
• ¿Es un factor clave para la empresa?
• ¿Quién es el responsable de supervisarlo?
• ¿Con que periodicidad conviene supervisarlo?

Tipos de KPIs. Hemos visto que para cada proyecto o negocio existen unos KPIs determinados. Según el sector de actividad, el tipo de empresa, la estrategia que se planifique seguir con el fin de obtener una ventaja competitiva, etc. Sin embargo, siempre suelen existir objetivos específicos comunes en estos tipos de KPIs:

? KPIs ventas: están orientados a convertir en ventas y facturar un determinado producto o servicio. Y pueden existir perfectamente unos 30 indicadores para monitorizar estas ventas. Desde medir la satisfacción del cliente hasta motivación y compromiso del equipo comercial, entre muchos otros.

? KPIs retail: para incrementar ventas y reducir costos, también existen determinados KPIs utilizamos en tiendas y sector consumo.

? KPIs financieros: centrados en una estrategia de crecimiento, aumento de beneficios, reducción de costes y optimización de activos.

? KPI redes sociales: de especial importancia cuando queremos medir el impacto orgánico o pagado de nuestras publicaciones en redes sociales, la influencia y participación de las misma para nuestro retorno de la inversión. ¿Lo estamos haciendo bien? Nos ayudará a saber el rendimiento y lo que nos reporta el constante trabajo en estos canales.

? KPI logística: específico para medir el rendimiento y el nivel de optimización de los procesos de la empresa. Por ejemplo, minimizar errores, aumentar productividad, mejorar la calidad, etc. Son la base de la mejora continua de muchas organizaciones.

? KPI producción: muy relacionado con el anterior. También son clave para una mejora continua de los procesos de producción de la empresa.

? KPI marketing digital: nos ayudan a medir el rendimiento de las acciones orientadas a captar leads, impactar en el público objetivo, conversiones en cada campaña, los impactos de un banner, etc. ¿Cómo medimos todas estas acciones para estimar un retorno de la inversión lo más realista posible. Es clave saber para qué se realiza cada acción, por eso cada KPI en marketing digital debe ir acompañado de un valor concreto. ¿Por qué y para qué lo hacemos? Después, elegimos los distintos canales para llegar al usuario.

Ahora puedes definir estos KPIs en herramientas de gestión como Sinnaps.

Dentro de cada actividad, añade el KPI que necesites y adjunta tu cuadro de mando o incluye el link al cuadro de mando en el cloud.

¿Se te ocurre otro tipo de KPI importante que debamos incluir en la lista? Si tienes dudas o comentarios, no te cortes y cuéntanos.

Fuente: https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/kpi-ejemplos

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